【第1回】Accessを勉強するべき3つの理由【Access超初心者講座】

2020-05-29

今回より「Microsoft Access超初心者講座」を開講します。2020年5月現在「新型コロナウィルスの脅威」により「テレワーク」が急速に広まっています。この記事を読まれている方は「事務処理に携わる方たち」が多く、「Excel」でお仕事をされている方も多いと思います。しかし、私はここで言いたい!!

いつまでそのデータ処理をExcelでやるのですか?

と。
けして、Excelを使用することを否定するわけではありません。
ただ、「そのExcelでの処理、Accessなら簡単で早く終わらせることが出来ますよ」ということです。
「ExcelとAccessには、それぞれの「得意分野」があり、なんでもExcelにやらせるのはいかがなものですか?」ということです。

Excelは、本当に便利なソフトです。本来は表計算ソフトであるにも関わらず、セルを細かく区切られ方眼紙のようにされ、それを使った業務日報なども見たことあります。本来の役割を超えたことが出来るわけですから、なんでもExcelに頼ってしまうのは仕方ありません。

しかし、先ほども言いましたように「ExcelとAccessには、それぞれの「得意分野」があり、なんでもExcelにやらせるのはいかがなものですか?」ということです。

さて、前置きが長くなりましたが、今回は「Accessを勉強するべき3つの理由」をお伝えします。しばし、お時間を頂戴致しますm(_ _ )m

その3つの理由は、、、

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①Excelよりデータ処理が断然速い

このような経験はないでしょうか?
そう!Excelで再計算を押したら(応答なし)となって画面が真っ白になった!!という現象です。私は、勝手にこの現象を「ホワイトアウト」と言っています。
このホワイトアウトの原因は様々ですが、代表的なものとして「大量のデータ処理を行っている」があります。私の経験上、約50,000件を超えると「普通の機能での処理」ではホワイトアウトが起こり、この現象を改善するにはVBAでしっかりと学習しなければ太刀打ち出来ないという感じでした。しかし、Accessならば「標準機能だけで処理速度が高い」ので、このようなホワイトアウトが起きることは滅多に起きません。これだけでも、本当に有難いことです(T_T)
突然ですが、シャア専用ザクは量産型ザクより「3倍のスピード」があります。AccessとExcelも、たまたま「赤」と「緑」です。Accessが3倍の処理速度かどうかは別として、間違いなく「データ処理が速い!」です。

②Accessの標準機能「だけ」で処理を可視化しやすい

Excelでは、標準機能以外で独自のデータ処理を行うなら「関数」を最初に学習します。それでもデータ処理対応が難しい場合は、VBAへとステップアップします。そう、Excelは「独自の処理が文字で書かれている」のです。関数もVBAもすべて命令が「文字」で書かれています。これを理解するには、もちろん「関数」や「VBA」の学習が不可欠です。しかし、AccessならExcelでは難しかったデータ処理が「標準機能の組み合わせ」だけで実現できることが多いです。標準機能だろうが、VBAだろうが「やっていることは一緒」なので、ただの「表現方法の違い」なのですが、苦手な人は「長い関数」や「プログラム」を見ると『拒否反応』を起こしてしまいがちです。これによって、VBA作成者が退社したとかすると死んでしまうExcelが存在します。しかし、同じ学習でも「標準機能を使いこなすだけ」なら大概の人は理解しやすいです。こういった「引継ぎ問題」もAccessを利用することにより永続的に利用できるようになる可能性が高まるのです。

③Accessを使える人は「重宝」される

先述したように「データ処理速度が断然速い」です。そのため、Accessを知らない職場の人たちにこの処理速度と手軽さを見せると、自動的に「データ処理がとても速い人」という立ち位置が出来上がり重宝されることになります。私は会社員として数社お世話になりましたが、どこの会社でもExcel処理からAccess処理へ移行することにより、立ち位置を確立することが出来ました。
もちろんExcelのVBAも素晴らしいですが、Accessも間違いなく職場のデータ処理に「革命」をもたらします。農業革命・産業革命・IT革命のように大きな革命ではありませんが、Accessの性能を知ってはExcelでデータ処理をしようと考えることが出来なくなります。それほど、データ処理が「ラクに出来る」ようになるのです。もちろん「アプリケーションの性能の違いが、データ処理速度の決定的差ではないということを・・・教えてやる!」というExcel使いの方もいると思いますが、それは日常業務においては「不要な精神論」です。効率的な方法があり、それがすぐに使える環境にあるのならば、即座に乗り換えるべきなのです。

以上のように、Accessに乗り換えることはメリットが多くあります。
もちろんAccessには不得意分野があります。それは「見た目をキレイにして表やグラフを作る」などです。これはAccessでは難しいので、Excelに任せます。AccessとExcelがそれぞれ得意分野で活躍することにより、あなたが抱える業務の改善が大きく進むのです。

Officeもサブスクリプションになり、Accessが一般化する可能性は十分にあります。
私はExcelを捨てろ!と言っているわけではありません。戦える武器をあなたは増やし、そして、効率よく戦いに挑むだけです。このAccessという武器、あなたもきっと「いいアプリだろ」と人に勧めたくなるハズです。

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