Accessを活用する方法

2020-05-21

前回は「Accessを勉強するべき3つの理由」をお届けしました。Accessを興味本位で開いたことがある方ならわかると思いますが「直感的に何が出来るか」がまったく感じられません。開いた瞬間に「入力する箇所がわからない」からだと思います。ということで、今回は「Accessを活用する方法」をお届けします。しばしお時間いただきますm(_ _ )m

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Accessの得意分野を知る

Excelを使える方達がほとんどかと思いますので、ここでは「Excelと比較してのAccessの得意分野」をお伝えします。

①大量のデータ処理に向いている

これについては、前回の「Accessを勉強するべき3つの理由」でもお伝えしました。Excelでは関数の再計算などで時間のかかる処理もAccessであれば、処理速度がびっくりするくらい速いです。シャア専用ザクと同じくらい速いです。

②処理方法を可視化しやすい

これも、前回の「Accessを勉強するべき3つの理由」でお伝えしました。Excelで大量のデータ処理を行おうとすると「関数」や「VBA」で処理をする必要があります。「関数」や「VBA」は、「専門知識」的なイメージがあるので、それを読み解くのが難しくなります。しかし、Accessの場合、標準機能である「クエリ」などで処理を作成できるので、直感的に処理方法を理解しやすいです。

③処理手順の修正・追加をしやすい

「関数」や「VBA」は『文字での表現』のため、理解するのに時間がかかります。昔は、コンピュータも『文字で動かしていた』のですが、それではわかりづらかったため、家庭まで普及しませんでした。そこで、「アイコンをタッチして~」というように直感的に使いやすく改良して現在に至ります。この例のように『文字では理解しづらい』のです。Accessは標準機能で処理の工程を作成することが出来るので、修正・追加などのメンテナンスがしやすくなっています。

Accessの不得意分野を知る

続いて「Excelと比較してのAccessの不得意分野」をお伝えします。

①表やグラフを直感的に作成できない

Accessはデータ処理は得意ですが「表現」は不得意です。『レポート』という印刷レイアウトを考える機能はありますが、データでExcelのような表を作成したりするのは不得意です。

②自由なレイアウトを簡単に作成できない

これは①にも繋がりますが「定型処理」は得意ですが、イレギュラーの処理は苦手です。1行空けてからデータを入れるとか、1列目を空けてデータを入れるとかは出来ません。

こういった「表現」的な部分は、Excelが得意とする分野になります。

私流のAccess活用方法

上記のAccess得意分野・不得意分野を理解したうえでのAccessの活用方法は「データ処理を担当するのが良い」ということになります。私が数社で実践してきた事例は、まさにこれでした。

私の経験上、顧客管理や売上管理、経理システムなどの基幹システムは存在するが、そのデータを処理する「現場向けのシステムが作成されていない企業様」が多くありました。そのため、大量の基データは存在するけど、その加工をするのがExcelのため処理に時間がかかる・・・という状態でした。現場の方はシステム屋さんではないので、Excelでなんでもかんでも処理しようと努力をしてしますのです><

私は、現場の「データ処理に時間がかかる」という問題解決のために

Excelなどの基データ→Accessでデータ処理→Excelでも処理出来るデータ量にてExcelへエクスポート

という流れにしました。

今までのExcel→Excel→Excelという流れの中に「Accessを取り入れる」ことにより

大幅な処理時間の短縮

処理の単純化

を実現することが出来ました。

データベースは難しいけど・・・

「Accessってデータベースソフトでしょ?データベースなんてわからんし。」ということで、Accessを利用してこなかった方は多いと思います。しかし、データベースという難しい言葉を捨て「データ処理ならAccess」という概念を取り入れることによりAccessを有効活用出来るのです。Accessは、けしてモビルスーツの足ではないのです。

得意なフィールドでExcelとAccessには働いてもらい、効率の良い仕事をしていきましょう!

次回は、実際にAccessを操作していきます。今回の「Excelなどの基データ→Accessでデータ処理→Excelでも処理出来るデータ量にてExcelへエクスポート」の流れを実現するための第1歩「ExcelデータとAccessをリンクする」とお届けします。

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